Dallo Storytelling al Reporting: qualche consiglio per presentare i dati in modo efficace

 

L'attività di Reporting rappresenta l'ultima fase del processo di Market, Competitive & Technology Intelligence (d'ora in poi, MCTI): ciò non significa che sia poco importante, anzi comunicare in modo efficace i risultati di una ricerca è fondamentale perché l'attività di MCTI abbia successo!

Come differenziarsi dalle presentazioni generiche in powerpoint o dagli slideshow?

 

Di seguito alcuni consigli, presi in prestito dalle tecniche di storytelling, dalle mappe visuali e dall'attività di data visualization, per rendere le proprie presentazioni più efficaci e leggere.

Considera con attenzione il colore

Nello storytelling si utilizza il colore grigio per indicare tutto ciò che non è essenziale:  gli altri colori servono invece a evidenziare il centro della storia e il messaggio che si vuole passare. Molto spesso, invece, nelle presentazioni aziendali abbondano torte e grafici multicolore: forse estremizzando (ma non troppo!), per differenziarsi si utilizzano effetti speciali e davvero troppi colori.

Se è vero che i nostri occhi sono attratti dal colore, occorre far sì che focalizzino la loro attenzione sul concetto che deve essere evidenziato e non che si perdano nell'"arcobaleno" della presentazione.

Ricorda che le parole contano

Data visualization significa anche non usare troppe parole per raccontare una storia: ciò non significa che le parole non siano importanti, anzi: il trucco sta proprio nel ricordare che ogni parola è essenziale e che bisogna utilizzarla al meglio per evidenziare i concetti oggetto della storia.

Gli stessi titoli delle slide non devono essere generici ma devono già suggerire il contenuto di quella slide. Lasciamo i colpi di scena al teatro e al cinema: in azienda i tuoi interlocutori, che hanno sempre poco tempo a disposizione e vogliono arrivare dritti al punto, devono intuire fin dall'inizio i punti chiave della presentazione.

Non rimanere ancorato alla sindrome "Ho sempre fatto così"

Quando si prepara un report o una presentazione bisogna pensare che almeno la metà dell'audience potrebbe leggerla da un ipad o da un cellulare. Il tuo report non è un libro, quindi non lasciare pagine di titolo bianche o semivuote. Prova a pensare quando cerchi di leggere sul cellulare qualcosa e trovi una pagina vuota: quello che pensi subito è che i testi e le immagini non si riescono a caricare, quindi abbandoni o cerchi l'informazione su altre fonti. Un'occasione persa per farsi leggere.

Comincia dalla fine

Quando si prepara un documento, di solito un bravo ricercatore cerca di fornire all'inizio il background, le fonti utilizzate, il campione a cui s'è fatto riferimento. Forse dalla slide 10 comincia ad entrare nel vero focus della presentazione.Per farsi leggere, bisogna invece partire dalle conclusioni, dai principali risultati ottenuti e dalle azioni da intraprendere.

Diventa un "artista dei numeri"

Questo significa andare oltre alla logica e ai numeri quando si presentano i dati.

“Research shows that people are persuaded to take action or change their minds when you speak to both their heads, and their hearts”

I numeri soddisfano la nostra parte razionale e la necessità di avere un'informazione quantificabile e misurabile. Ma quando si cerca di comunicare l'impatto sulla vita reale dell'azienda e sull'ambiente competitivo che la circonda, bisogna integrare e soddisfare anche la parte più umana, ad esempio inserendo un'immagine o una fotografia relativa a corredo dei grafici e delle tabelle.

"It’s all part of becoming a numbers artist and speaking to people’s heads and hearts together”

Anche questo è un modo per far ricordare meglio i dati e i risultati del proprio lavoro, così come un efficace utilizzo del colore e delle parole

Fonte: www.forbes.com; S. Evergreen, Presenting data effectively: communicating your findings for maximum impact 

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