Definizione degli obiettivi.L’obiettivo dell’ IW può essere sia strategico che tattico. Il workshop può servire a individuare e condividere le possibili iniziative di innovazione di medio-lungo periodo, agevola la generazione di idee innovative e la pianificazione del loro sviluppo sinergico, oppure può essere utile per risolvere un problema contingente.
Una volta definito, l’obiettivo deve essere comunicato in modo chiaro a tutte le persone coinvolte.
Preparazione. La preparazione di un IW è una fase molto delicata e abbastanza densa di attività. E’ bene cominciare qualche settimana prima perché tutti abbiano il tempo per prepararsi adeguatamente.
In questa fase avviene la raccolta e l’organizzazione delle informazioni pertinenti al tema obiettivo (interne ed esterne all'azienda). In particolare dobbiamo tenere presente:
- Prospettiva di business (macrotrend e trend di settore, bisogni del mercato)
- Prospettiva di sviluppo prodotti e servizi
- Prospettiva tecnologica (tecnologie e risorse)
Le informazioni andranno articolate in un documento snello ma completo (Work Book) che costituirà, per le persone che parteciperanno alla sessione di workshop, una lettura preliminare. In questo modo tutti i partecipanti partiranno da una base di informazioni comune.
Il Work Book sarà distribuito durante un incontro introduttivo di presentazione e condivisione del progetto con i partecipanti, almeno una settimana prima del workshop (Kick Off).
Fasi del workshop.Dopo aver condiviso il piano di progetto e aver consegnato i materiali di preparazione, eccoci arrivati allo svolgimento vero e proprio della giornata (o giornate) di workshop.
- Fase creativa. Obiettivo di questa fase è generare il maggior numero possibile di idee nuove (non giudizi, né valutazioni) tenendo conto del contesto presentato nel Work Book. Per allineare e coinvolgere i partecipanti è utile ripercorrere i punti salienti del Work Book in apertura del workshop.
- Fase esplorativa.Obiettivo di questa fase è selezionare e valutare alcune idee tra le più plausibili e immaginarne un piano di sviluppo preliminare, evidenziando le opportunità, le criticità, le interconnessioni e le sinergie tra le idee.
Profilo dei partecipanti e reclutamento. Ingrediente fondamentale è il team di lavoro. La scelta delle persone da coinvolgere, infatti, è cruciale per determinare la buona riuscita di un IW. Ecco alcuni consigli per comporre un team efficiente. Innanzitutto il gruppo dovrà essere abbastanza bilanciato in termini di genere, anzianità anagrafica e aziendale. Dovranno essere rappresentate tutte (o quasi!) le funzioni aziendali: marketing, sviluppo prodotti, legale, funzioni a contatto col pubblico, finanza e controllo, comunicazione, IT, ecc. In generale, un gruppo tra le 15 e le 20 persone è facilmente gestibile e coinvolgibile e quindi sarà sicuramente produttivo!
Luoghi e spazi.Per la natura del lavoro da svolgere in un IW, è auspicabile che l'incontro avvenga fuori dall'ambiente usuale di lavoro, magari all'aperto o in un luogo particolarmente ispirante (un museo, un orto botanico, in riva al mare...). Sappiamo che non è sempre facile organizzarsi in tal senso. Ecco quindi alcuni requisiti minimi che il luogo dovrà avere. La luce naturale è sempre da preferire (finestre apribili aiuteranno l'ossigenazione!). E' necessario disporre di spazio sufficiente per muoversi e pareti libere per poter appendere fogli; opzionali, ma graditi, zuccheri per il cervello (snack, acqua e caffè).
Ruolo del facilitatore. Un’attenzione speciale va alla scelta del facilitatore. Non è un ruolo per tutti. In particolare questa persona deve saper coinvolgere i singoli partecipanti e il gruppo nel suo insieme in modo da farne scaturire la creatività e facilitare la discussione costruttiva. E’ importantissimo che il facilitatore non sia coinvolto nel contenuto: non dovrà esprimere le proprie idee ma facilitarne la proliferazione senza dare giudizi o indicazioni.
Questi passi non sono una bacchetta magica per trasformare ogni azienda nella migliore al mondo nel suo settore ma, imparare a lavorare seguendo questi suggerimenti, può aiutare concretamente imprenditori e manager a essere più innovativi e più produttivi in termini d’innovazione, risparmiando tempo e risorse gettate via in interminabili riunioni che spesso non portano a nessuna decisione!
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